社内でナレッジを共有するメリットと注意点

社内でナレッジを蓄積することは、業務の属人化防止や業務効率化などに役立ちます。しかし、ナレッジは蓄積するだけでなく、従業員同士で共有し合うことで真価を発揮します。

ナレッジの共有を検討している企業には「共有によってどのようなメリットがあるか分からない」「共有の際の注意点が知りたい」という担当者の方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ナレッジを共有する3つのメリットとともに、共有する際の注意点も紹介します。

ナレッジとは

ビジネスにおけるナレッジとは、社内で業務を行ううえで有益な知識や情報のことです。

ナレッジには暗黙知と形式知の2種類があります。社内でナレッジを共有する際は、暗黙知を形式知に変えることで効果を発揮します。

ここでは、ナレッジについてより知見を深めるため、暗黙知と形式知について解説します。

暗黙知

暗黙知とは、個人の感覚によって成り立っている、言語化が難しい知識のことです。個人的な経験に基づいて学んだコツや、勘にあたるものが暗黙知に該当します。

▼暗黙知に該当する情報例

• セールストークのスキル
• クレーム対応のコツ

形式知

形式知とは、暗黙知と比べると、簡単に言語化しやすく他者と共有できる知識のことです。

▼形式知に該当する情報例

• 業務マニュアル
• 研修資料
• トークスクリプト

ナレッジの共有を行ううえでは、暗黙知を感覚的なものとして完結させず、言語化して資料に落とし込むことで形式知へと変換していくことが大切です。

ナレッジを共有する3つのメリット

ここからは、ナレッジを共有することによる3つのメリットを紹介します。

①業務の効率化

ナレッジを共有することで得られる1つ目のメリットは、業務の効率化です。

従業員一人ひとりが共有されたナレッジを適切に落とし込むことで、情報の収集や質問・相談にかかる時間を短縮できるため、チーム全体の業務が効率的に進められます。

“効率的に業務を行う方法”というナレッジが共有されれば、従業員全員の業務効率の向上だけでなく、より効率化するための新たなナレッジが生まれる可能性もあります。

②人材の育成コストの削減

2つ目のメリットは、新人教育や引継ぎなどの育成にかかるコストの削減に貢献できるという点です。

たとえば未経験の業務であっても、マニュアルとして共有されたナレッジを確認することで、従来よりも短時間で業務の進め方やコツを理解できます。

急な担当変更があっても、共有したナレッジを参考にすれば、業務効率の低下や停滞をある程度回避できる可能性があります。

上司が新人教育にかかりきりになる必要はなくなるため、上司の時間的なコストも削減できます。

③他部署との連携の強化

3つ目のメリットは、他部署との連携を強化して、業務に生かせる点です。

自身の部署におけるナレッジを可視化して他部署と共有することで、ナレッジに対するアドバイスや質問など連携・コミュニケーションの強化が期待できます。

また、ナレッジを前提に従業員同士が同じ認識で動くことで、お互いの業務に関する理解が深まって、新たなアイデアの創出や業務のヒントにつながる可能性もあります。

ナレッジを共有する際の注意点

蓄積したナレッジを有効活用するには、以下の3つの注意点を押さえることが大切です。

①目的を明確にして定期的に啓蒙する

まずはナレッジを共有する目的を明確にしたうえで、“なぜナレッジを共有する必要があるのか”を定期的に啓蒙していくことが望ましいです。

ナレッジ共有は、開始した当初と比べて、時間の経過とともに徐々に共有の頻度が落ちていくことが考えられます。そのため、上司が率先してナレッジの蓄積や共有を行うことで、部下の意識向上が期待できるという意味でも、定期的な啓蒙活動は必要だといえます。

②ナレッジを共有しやすい環境を整えておく

ナレッジを共有する方法が煩雑だと、ハードルが高く感じられて、共有が進みづらくなることが考えられます。そのため、誰でも簡単にナレッジを共有できるような環境を整えておくことが望ましいです。

たとえば、テンプレートを作成して、項目に沿って情報を入力するだけで簡単にナレッジを共有できる仕組みをつくっておく方法があります。

また、「どのような情報をどこへ格納すればよいのか」といった構造を事前に明確化しておくことも大切です。構造が明確になっていると、ナレッジの共有・閲覧がしやすくなります。

③課題・目的に合ったツールを導入する

ナレッジの共有を効率的に進めるには、ナレッジの共有で解決したい課題や、その目的に合ったツールを導入することも大切です。特に、ナレッジの共有を目的とした“ナレッジマネジメントツール”を導入することがおすすめです。

ナレッジマネジメントツールには、ナレッジの共有・保管だけでなく、検索・閲覧を容易に行う機能が搭載されています。適切なツールを導入することでナレッジの共有を効率的に行えるようになります。

ただし、ツールの選び方には注意が必要です。ナレッジの量は、時間の経過とともに共有が進むと膨大な情報量に増える可能性があります。情報量が多くなれば、必要な情報へのアクセスが難しくなります。また、場合によっては従業員がツールを使いこなせずにナレッジの共有が適切に行えなくなるケースもあります。

これらを回避するために、検索機能や分類機能が充実していて、操作が分かりやすいツールを選ぶことが大切です。

まとめ

この記事では、ナレッジの共有について、以下の項目で解説しました。

• ナレッジとは
• ナレッジを共有するメリット
• ナレッジを共有する際の注意点

ナレッジには、言語化が難しく感覚的な情報である“暗黙知”と、言語化が容易に行える“形式知”があります。この暗黙知を形式知に変換・共有することで、業務の効率化や他部署との連携を強化できるといったメリットが期待できます。

効率的にナレッジの共有を行うためには、ナレッジマネジメントツールの導入が有効です。

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