DX化に必要なナレッジマネジメントの重要性と進め方のポイント

データとデジタル技術を活用してビジネスモデルや業務を変革することで、企業が競争の優位性を確立させることをDX（Digital Transformation：デジタル・トランスフォーメーション）といいます。

企業内でDX化を進めるためには、知識・ノウハウ（以下、ナレッジ）を共有して組織全体の生産性を向上させる経営手法である“ナレッジマネジメント”が欠かせません。

しかし「ナレッジマネジメントの重要性がよく分からない」「ナレッジマネジメントの進め方を知りたい」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、DXに必要なナレッジマネジメントの基礎知識と、効率化する方法を解説します。

DX化を進めるためには

DX化を進める際は、現場の情報を関係者間で共有することが重要です。情報共有が不十分である場合、DXシステムを導入しても十分に活用できず、期待した効果を得られない可能性があります。

特に、労働人口の減少やベテラン従業員の退職などによって、マニュアル化できないナレッジ（暗黙知）の継承が困難になっている企業では、各従業員が持つナレッジを言語化・マニュアル化して共有できるナレッジ（形式知）に変換することが求められます。

形式知化したナレッジを共有することで、属人化を防ぐことが可能になります。また、企業の資産としても蓄積できるため、DX化を進めるためにもナレッジ共有は必要です。

ナレッジマネジメントの重要性

ナレッジマネジメントとは、個人のナレッジを形式知化して企業内で共有することで、生産性の向上につなげる経営手法のことです。

ベテラン従業員のナレッジを、新入社員に教えることもナレッジマネジメントの一つです。

しかし、近年では、働き方改革やテレワークの普及によって、教育を行う時間がなかなか持てない企業も少なくないと考えられます。また、従業員の退職・異動によって暗黙知が失われるリスクもあります。

このような背景から、ベテラン従業員のナレッジを社内で共有して、業務の平準化を行うことが重要とされています。

ナレッジマネジメントを進めるポイント

ここからは、ナレッジマネジメントを進める3つのポイントを紹介します。

①OJTや会議でナレッジを共有する

ナレッジマネジメントを進めるためには、まず個人が持っているナレッジをOJTや会議で共有することがポイントです。

OJTや会議で共有することで、従業員間で存在するナレッジの格差を解消できます。共有されたナレッジは会議後にまとめて、あとから閲覧できる状態にすることで、蓄積することが可能です。

なお、ナレッジマネジメントは後回しにされてしまう可能性もあるため、一度しっかりと共有の時間と場所を設けて取組むことが大切です。

②業務をデジタル化する

業務をデジタル化することで、ナレッジ共有までのプロセスを短縮することも、ナレッジマネジメントを進めるポイントの一つです。

業務のデジタル化としては、以下のものが挙げられます。

▼業務のデジタル化の一例

• 書類の電子化
• 社内SNS・ビジネスチャットの活用

書類を電子化することで、情報の共有や検索が容易になります。たとえば書類をコピーしなくてもすぐに共有できたり、大量のページのなかから必要な情報をスムーズに見つけたりすることが可能です。

また、社内SNSやビジネスチャットを活用することで、メール・電話よりも気軽にコミュニケーションを取ることができます。部署を越えて手軽にナレッジ共有できるだけでなく、アイデアの創出にも活用できます。

ナレッジを蓄積する媒体を、書類からExcelやGoogleスプレッドシートに変えるだけでも、ナレッジの確認や追加が簡単になります。

③使いやすいITツールを選ぶ

ナレッジマネジメントを進めるポイントとして、従業員にとって使いやすいITツールを選ぶこともポイントです。

ナレッジの共有にITツールを用いるのは非常に有効です。しかし、高度な操作技術を要するITツールを導入しても、パソコンの操作に不慣れな従業員は使いこなせない可能性もあるため、ツールを選ぶ際は使いやすいITツールを選ぶことが重要です。

ナレッジマネジメントを効率的に進める方法

ナレッジマネジメントを効率的に進めるためには、専用のツールを使用することがおすすめです。ナレッジ共有専用のツールを使用することで、情報収集・管理、検索が手軽に行えるようになります。

神楽坂アプリケーション総研の、ナレッジ共有に特化したコミュニケーションプラットフォーム『Vital Knowledge』であれば、企業内の重要書類や知識資産を収集・取得してオンラインで一元管理することが可能です。

Vital Knowledgeは、セキュリティが強固かつ権限管理の機能があるため、必要な従業員にのみナレッジを共有できます。

また、テキストデータによる全文検索機能やリアルタイムプッシュ機能は、ナレッジをスムーズに見つけることに役立ちます。さらに、モバイルアプリにも対応しているため、時間や場所にとらわれずにタイムラグのないコミュニケーションができる点も魅力です。

Vital Knowledgeの詳細については、こちらをご覧ください。

まとめ

この記事では、DXに必要なナレッジマネジメントについて、以下の内容を解説しました。

• DXを進めるためには
• ナレッジマネジメントとは
• ナレッジマネジメントを進めるポイント
• ナレッジマネジメントを効率的に進める方法

企業内のDX化において、ナレッジマネジメントの推進は必要不可欠といえます。ナレッジマネジメントとは、各従業員のナレッジを企業内で共有することで、生産性や競争力を高める手法のことです。

ナレッジマネジメントを進めるには、OJTや会議でのナレッジ共有や、業務のデジタル化、使いやすいITツールの導入などがポイントとなります。なお、ナレッジマネジメントは、専用のツールを活用することでより効率的に行うことが可能です。

神楽坂アプリケーション総研では、ナレッジの管理・共有にお役立ていただけるナレッジマネジメントツール『Vital Knowledge』を提供しています。Vital Knowledgeは、必要な従業員にだけ情報を共有できる権限管理の機能や、探している情報をすぐに見つけられる全文検索機能を有しています。

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