ナレッジマネジメントによくある失敗とは？ 解決策とともに解説

ナレッジマネジメントとは、個人が持っているナレッジを社内で共有して、会社全体の資産に変換することによって、業務の改善を図る経営手法のことです。

うまく活用することで新人教育の時間の節約や業務の属人化の防止に役立ちますが、さまざまな原因によって失敗してしまうことがあります。

ナレッジマネジメントを成功させるために「失敗の原因を把握しておきたい」「効率的に行うポイントを知りたい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、ナレッジマネジメントによくある失敗とその解決策、効率的に行うポイントについて解説します。

ナレッジマネジメントによくある失敗と解決策

目的を明確にしないままナレッジマネジメントを行った場合、ただ情報を蓄積するだけの状態となり、有効に活用するまでに至らないケースが考えられます。

このような場合、「属人化している業務をなくす」といった明確な目的を設定して、それに沿ったナレッジマネジメントを行うことが重要です。目的を明確にすることで、具体的な課題解決が目指しやすくなります。

このように、ナレッジマネジメントを行う際は、いくつか直面しやすい失敗があります。ここからは、ナレッジマネジメントによくある3つの失敗と解決策を解説します。

①ナレッジが集まらない

ナレッジマネジメントを行おうとしたものの、思うようにナレッジが集まらず、失敗してしまうことがあります。

「不利益を被りたくない」「ナレッジを共有する必要性を感じない」「どのようなナレッジを共有するのか分からない」などの理由から、ナレッジが集まらないことがあります。

▼解決策

ナレッジを集めることのメリットを理解してもらうために、ナレッジを共有した回数や内容の充実度に基づいて、従業員を評価する仕組みをつくることが有効です。

ナレッジを共有することで、従業員の教育にかける時間を削減して、業務の時間を増やすことができるという情報は、従業員にとっても有益といえます。

また、どのようなナレッジを共有するのかを具体的に伝えたうえで、ナレッジを共有しやすい雰囲気づくりを心がけることも大切です。

②ナレッジが活用されない

せっかくナレッジが集まっても、活用されずに失敗するケースもあります。

ナレッジが活用されない理由として「情報が古いから見ても意味がない」「必要としている情報が共有されていない」「ナレッジを理解できない」といったことが考えられます。

▼解決策

解決策として、情報が現在も正しいものであり、また必要な情報が抜けていないかどうかを、定期的に審査する仕組みをつくることが挙げられます。

また、文章や図で説明することが困難なナレッジは、勉強会を開いて口頭で伝えることも可能です。

なお、勉強会を行った際は、その様子を録画しておくとナレッジの蓄積にもなります。

③ナレッジを共有する際の運用ルールが定まっていない

ナレッジを共有する際の運用ルールが定まっていないために、情報が探しにくくなることで、失敗につながることがあります。

ナレッジを共有する際に、各従業員が異なる形式や表記を用いていると、必要な情報を探し出すことが困難になります。

▼解決策

ナレッジマネジメントを始める前に、ナレッジを共有する際のルールを決めて、周知することが大切です。

たとえば、データの登録方法や表記の統一の仕方などが挙げられます。また、表記ゆれに対応している検索機能のあるナレッジマネジメントツールを使用することで、情報を探す手間を省けます。

ナレッジマネジメントを効率的に行うポイント

ナレッジマネジメントを効率的に行うには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。ここからは、主な2つのポイントを解説します。

①“場”を整える

各プロセスを行う“場”を整えることで、効率的なナレッジマネジメントにつなげることが可能です。ここでいう場とは、ナレッジを創造したり、共有、活用したりする空間や環境を指します。

場を整えることで、ナレッジの共有や活用が促進され、ナレッジマネジメントを効率的に進めやすくなります。

各プロセスを行う“場”の具体例は以下のとおりです。

▼“場”の具体例

• 創発場：ランチタイムや飲み会
• 対話場：社内ミーティング、マニュアル作成
• システム場：オンラインミーティング、スプレッドシートの共有
• 実践場：個人のデスクや作業スペース

②利便性の高いツールを導入する

利便性の高いツールを導入することによって、ナレッジマネジメントを効率化することが可能です。

ツールの利便性が低いと、従業員が共有に手間取って、ナレッジマネジメントの効率が下がってしまいます。利便性の高いツールを見極めて活用することが重要です。

▼利便性の高いツールを見極めるポイント

• 操作性がよく、扱いやすい
• 全文検索機能があり、求めている情報を探しやすい
• 気軽にナレッジを投稿できるコミュニティ機能がある

まとめ

この記事では、ナレッジマネジメントについて以下の内容を解説しました。

• ナレッジマネジメントによくある失敗と解決策
• ナレッジマネジメントを効率的に行うポイント

ナレッジマネジメントによくある失敗は、ナレッジの共有の重要性を周知することや、ナレッジを共有する際のルールをあらかじめ定めておくことで避けられます。

また、ナレッジマネジメントを効率化する際は、各プロセスを行う“場”を整えることや、利便性の高いツールを使用することが重要です。

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