ナレッジ管理とは？ 導入する際のポイントも解説

ナレッジ管理を行うことは、従業員間のナレッジの格差を埋めることに役立ちます。

しかし「ナレッジ管理がどのようなものなのかあまり分かっていない」「ナレッジ管理を始める際には何を意識すればよいのだろう」と考えている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、ナレッジ管理の基本情報やナレッジを蓄積する方法、ナレッジマネジメントツールを導入する際のポイントについて解説します。

ナレッジ管理とは

ナレッジ管理とは、従業員のナレッジを言語化やマニュアル化して、社内で共有することで、企業の生産性を上げるための管理手法です。

ナレッジ管理を行ううえでは、“暗黙知”と“形式知”の2種類のナレッジについて把握しておく必要があります。

▼暗黙知

• 個人が持っている、主観的で他人に共有することが難しいナレッジのこと
• 経験に基づいた勘や職人の技術
• セールストーク・クレーム対応のコツ　など

▼形式知

• 暗黙知を文章や図表といった他人に共有しやすい形式に変換したもの
• 説明書やマニュアル、研修資料、トークスクリプト　など

個人の感覚や経験に基づく暗黙知を企業で共有することは容易ではありません。暗黙知に分類されるナレッジをいかに分かりやすく形式知に変換できるかがナレッジ管理を成功させるカギといえます。

ナレッジ管理のメリット

ナレッジ管理には、主に以下の3つのメリットがあります。

▼ナレッジ管理のメリット

• 人材育成の効率化
• 属人化の防止
• 業務の効率化

ナレッジを基にしたマニュアルを作成しておくことで、新規で配属された従業員が業務内容を予習・復習できるため、人材育成にかける時間を短縮できます。

また、それまで特定の従業員にしか対応できなかった業務に関するナレッジを共有することによって、ほかの従業員もその業務を行えるようになります。これにより、業務の属人化を防止することも可能です。

さらに、ナレッジが蓄積されていれば、膨大な情報のなかから必要な部分をすぐ検索したり、ほかの従業員に聞く手間を省いたりできるため、業務の効率化にもつながります。

なお、ナレッジ管理のメリットについては、こちらの記事でも詳しく解説しています。

ナレッジを蓄積する方法

ナレッジ管理の第一歩は、ナレッジを蓄積することです。ここからはナレッジを蓄積する2つの方法を紹介します。

①通常業務にナレッジの共有を組み込む

ナレッジを蓄積する方法の1つは、通常業務にナレッジの共有を組み込むことです。

従業員が、ナレッジの共有を手間だと感じている場合、ナレッジの蓄積を継続することが容易ではありません。ナレッジの蓄積を通常業務に組み込むことで定着させることが大切です。

なお、ナレッジを蓄積する方法は、こちらの記事でも詳しく解説しています。併せてご確認ください。

②ナレッジマネジメントツールを導入する

ナレッジマネジメントツールを導入することでも、ナレッジを蓄積できます。

ナレッジマネジメントツールには、情報の共有や検索をはじめ、ナレッジ管理に役立つさまざまな機能が搭載されています。

これらの機能を活用することで、従業員同士でナレッジを共有したり、膨大なナレッジから必要なデータにアクセスしたりすることが可能です。

そのため、ナレッジマネジメントツールを使用することによって、ナレッジの蓄積を効率化できます。ナレッジ管理を検討しているという方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ナレッジマネジメントツールの導入時に確認したいポイント

ナレッジマネジメントツールを導入する際は、より利便性の高いものを選びたいものです。ここからは、ナレッジマネジメントツールの導入時に確認したい2つのポイントを紹介します。

①操作性の高さ

ナレッジマネジメントツールを導入する際は、操作性の高さでツールを選ぶことが大切です。

システムや操作が複雑な場合、ITに不慣れな従業員がツールを使いこなせない可能性があります。直感的に操作ができるナレッジマネジメントツールを選ぶことで、すべての従業員がナレッジの共有を行える環境を整えることが必要です。

②アクセスできる媒体

パソコンやスマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスからアクセスできるかどうかも、ナレッジマネジメントツールを導入する際に確認しておきたいポイントです。

複数のデバイスからアクセスできるツールを選ぶことで、時間・場所に制限されることなく、気軽にナレッジの共有や検索ができるようになります。

まとめ

この記事では、ナレッジ管理について、以下の内容を解説しました。

• ナレッジ管理とは
• ナレッジ管理のメリット
• ナレッジを蓄積する方法
• ナレッジ管理ツールの導入時に確認したいポイント

ナレッジ管理を行うことで、人材育成の効率化や属人化の防止、そして業務の効率化を実現することが可能です。

なお、ナレッジ管理を行う際は、専用のツールを使用することで、効率よく情報共有ができます。

また、導入時には、時間・場所に制限されないことや、操作性の高さ・アクセスできるデバイス数に注目することが重要です。

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