クラウド型ナレッジマネジメントツールを活用するメリットとは

ナレッジマネジメントツールは、従業員が保有する知識やノウハウなどを社内で共有するために役立つツールです。

言葉で伝えるのが難しい勘・コツ・経験といった暗黙知を、社内で共有できるように形式知化することで、属人化の解消や業務スキルの底上げにつなげられます。

しかし、ナレッジマネジメントツールにはさまざまな種類があるため「どのような種類があるのか」「ツールを活用するメリットは何なのか」と疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

この記事では、ナレッジマネジメントツールの種類やクラウド型のツールを選ぶメリットについて解説します。

【クラウド型】ナレッジマネジメントツールの種類

クラウド型のナレッジマネジメントツールは、主に以下の3種類に分けられます。

▼ナレッジマネジメントツールの種類

▼グループウェア型
グループウェア型は、業務に必要なデータの共有や、スケジュールの共有など、社内のコミュニケーションを効率化するために活用されます。チャットを用いたメッセージのやり取りをはじめ、業務フローやタスクの管理、ファイル共有などの機能が備わっています。

▼オンラインストレージ型
オンラインストレージ型は、各種マニュアルや資料、業務に関するファイルなどを社内共有する際に活用されます。幅広いデータ形式に対応しているため、従業員が個々に保有するデータを一ヶ所にまとめることが可能です。

▼ヘルプデスク型
ヘルプデスク型は、従業員が業務について情報収集を行ったり、問題解決のためのアイデアを見つけたりする際に活用されています。従業員が個々に保有している知識やノウハウなどを蓄積して、ほかの従業員が検索・閲覧できるため、業務スキルの向上、人材教育にも役立ちます。

クラウド型のナレッジマネジメントツールを選ぶメリット

クラウド型のナレッジマネジメントツールを選ぶことで、社内のナレッジ共有がより円滑になることが期待できます。

具体的なメリットとして、以下が挙げられます。

時間・場所の制限なく利用できる

クラウド型のナレッジマネジメントツールは、インターネット環境とそれに接続する端末があれば、時間・場所を選ばず利用できます。

営業担当者が外出先からツールにアクセスして業務データを登録したり、テレワークの担当者がファイルやドキュメントを社内に提出したり、必要なときに情報収集・検索を行うことが可能です。

このように時間・場所の制約なくツールにアクセスできるようになれば、多様な働き方にも対応できるようになります。

リアルタイムな情報共有ができる

複数の従業員がナレッジマネジメントツールにアクセスして、リアルタイムな情報登録や検索、管理ができることもクラウド型のメリットです。

ローカルで保存されるExcelファイルやオンプレミス型のナレッジマネジメントツールの場合、古いバージョンが混同したり、特定の端末でしかアクセスできなかったりと、最新の情報を共有できないケースがあります。

クラウド型のナレッジマネジメントツールであれば、すべての従業員が常に最新版に更新されたデータを確認できます。そのため、タイムラグによる古いデータの誤使用を防止できます。

また、異なる部署や外出中の従業員との情報共有が円滑になるため、業務の引継ぎや情報検索がスムーズに行えるようになり、業務の効率化にもつながります。

物理的なITリソースが必要ない

クラウド型のナレッジマネジメントツールを選ぶメリットには、物理的なITリソースが必要ないことも挙げられます。

オンプレミス型の場合、社内サーバーの設置や端末へのソフトウェアの導入など、ITリソースが必要です。

クラウド型のツールであれば、自社サーバーの設置や独自のシステム構築が不要になるため、初期費用を抑えやすく、スピーディな導入が可能です。

また、ツールのバージョンアップやバックアップなどの保守運用も、クラウドツール提供事業者側で行うため、社内での運用負荷も軽減できます。

まとめ

この記事では、クラウド型のナレッジマネジメントツールについて、以下の内容を解説しました。

• ツールの種類
• クラウド型を選ぶメリット

クラウド型のナレッジマネジメントツールには、社内のコミュニケーションに特化したものや、オンライン上でデータを一元管理できるものなどがあります。

クラウド型のツールを選ぶことによって、時間・場所の制限なくナレッジの共有・検索ができるほか、リアルタイムな情報共有が可能になるといったメリットがあります。社内におけるナレッジ共有の円滑化を図り、ノウハウの蓄積、スピーディな情報収集を行うためには、クラウド型のツールを選ぶことがおすすめです。

神楽坂アプリケーション総研では、ナレッジマネジメントツール『Vital Knowledge』を提供しています。クラウド型かつマルチデバイス対応で、場所や端末にかかわらずアクセスすることが可能です。

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なお、ナレッジマネジメントツールの導入時に確認しておくポイントについては、こちらの記事で解説しています。