CRMツールと名刺管理ツールの特徴と違いを解説

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営業活動を効率化する施策の一つに、顧客データを一元管理する方法があります。その方法として、CRMツールや名刺管理ツールなどの導入が挙げられます。

しかし、ツールの導入を考えてはいるものの、「CRMツールと名刺管理ツールの違いが知りたい」とお悩みの担当者の方もいるのではないでしょうか。

この記事では、CRMツールと名刺管理ツールの違いを、それぞれの特徴とともに解説いたします。

CRMツールとは

CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）ツールとは、顧客情報を一元管理できるツールのことです。CRMツールに、顧客の基本情報や商談の記録、問い合わせ対応履歴など、あらゆる情報を蓄積します。

▼CRMツールの機能例

• 顧客情報の管理
• 顧客のプロファイリング
• 顧客行動の予測分析
• 顧客データの売り上げ分析
• 顧客別でマーケティングの最適化
• サービス成果の統計

CRMツールは、情報の管理だけでなく、行動分析や売り上げ分析などの機能も備わっています。分析の結果、顧客に応じたアプローチを行うことで、良好な関係を構築・維持するほか、顧客満足度の向上やリピーターの獲得などにつながります。

また、適切な対応・アプローチに向けて、以下のような外部ツールと連携することで、生産性の向上や確度の高い顧客へのアプローチなどに役立ちます。

• チャットボット
• SFA（Sales Force Automation：営業支援）ツール
• MA（Marketing Automation：マーケティング業務の自動化）ツール

名刺管理ツールとは

名刺管理ツールとは、紙の名刺をデジタルデータとして一元管理できるツールのことです。顧客情報を効率的に管理できるだけでなく、名刺を保管する場所も不要となります。

▼名刺管理ツールの機能例　

• 名刺情報の読み取り機能
• 名刺共有機能
• 名寄せ機能
• 名刺情報の検索機能

また、スキャナーで読み込んだり、スマートフォンで撮影して文字情報を読み取ったりすることで、名刺の情報が自動で入力されて作業時間の短縮にもつながります。

入力した名刺の情報はクラウド上で閲覧できるため、社外にいてもスマートフォンから顧客情報を確認できます。

CRMツールと同様、担当者それぞれで管理していた名刺データを全社で閲覧できる点も大きなメリットです。たとえば、今後接点を持ちたい企業と面識のある従業員がいれば、紹介してもらうことで営業活動の効率化に役立ちます。

CRMツールと名刺管理ツールの違い

CRMツールと名刺管理ツールは、いずれも“顧客の情報を管理する”という点では共通しているものの、2つの点で違いがあります。

①利用目的

CRMツールと名刺管理ツールは、活用後の最終的な目的が異なります。

CRMツールの目的は、管理した顧客データを分析して、適切なアプローチをすることで実現できる顧客との関係性の強化です。顧客との良好な関係性を維持することで、利益の向上を図ります。

一方、名刺管理ツールの目的は、名刺の管理業務の効率化と社内での顧客情報の共有です。あくまで営業活動の効率化にとどまります。

②管理できるデータの種類

CRMツールと名刺管理ツールは、各ツールで管理できるデータの種類も異なります。

CRMツールでは、顧客の基本情報はもちろん、商談の状況や、問い合わせの履歴、売り上げ見込みなど、営業活動において活用できるあらゆる情報が管理できます。

一方で、名刺管理ツールで管理できるのは、基本的に名刺に記載されている属性情報のみです。

まとめ

この記事では、CRMツールと名刺管理ツールについて以下の内容を解説しました。

• CRMツールとは
• 名刺管理ツールとは
• CRMツールと名刺管理ツールの違い

CRMツールと名刺管理ツールは、顧客の情報を一元管理できるツールであるという点は共通しているものの、その目的や管理できる情報の種類には違いがあります。

名刺管理ツールで管理できる情報は、名刺に記載されている基本的な情報のみですが、CRMツールでは商談の状況や売り上げ見込みなど、あらゆる情報が管理できます。

それぞれのツールの違いを知ったうえで、自社の営業課題に応じたツールを選ぶことが大切です。

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