ナレッジを蓄積したほうがよい理由と具体的な方法

企業にとって有益な情報や業務を行う際に必要な知識のことをナレッジといいます。 また、ビジネスを円滑に進めるためには、ナレッジの蓄積が重要です。 

しかし、社内ナレッジの蓄積を進めるにあたって「具体的な方法が分からない」「蓄積する際の注意点を知りたい」と悩んでいる担当者の方もいるのではないでしょうか。

この記事では、ナレッジを蓄積したほうがよい理由をはじめ、具体的な方法や注意点を解説します。

ナレッジを蓄積したほうがよい理由

企業がナレッジを蓄積したほうがよい主な理由として、社内業務の属人化防止、社内教育の効率化、従業員のスキルアップの3つが挙げられます。

①社内業務の属人化を防げる

ナレッジを蓄積することで、“特定の従業員しか業務に関する知識を持っていない”という業務の属人化を防ぐことが可能です。

ナレッジを蓄積しなければ、担当者の異動・退職、急な欠勤などがあった場合に業務を引き継ぐことのできる人物がいないため、業務の効率が低下してしまいます。

しかし、ナレッジを蓄積することで、担当者不在の際にも臨機応変に対応できるため、業務の属人化を防ぐことにつながります。

②社内教育を効率化できる

業務の内容にもよりますが、ナレッジを蓄積しておくと、資料の確認によって誰でも業務が行えるようになるため、社内教育の効率化につながります。

たとえば、ナレッジの内容をマニュアル化することによって、新人でもベテラン従業員と同程度の知識を有した状態で業務を開始することが可能です。

新人が加わった場合でもナレッジが蓄積されたマニュアルを見せればよいため、教育にかける時間や新人が試行錯誤する時間を削減できます。その結果、業務の効率化が期待できます。

③従業員のスキルアップにつながる

結果を出している従業員のノウハウをナレッジとして蓄積して、ほかの従業員もそれを取り入れることで、全体のスキルアップにつながります。

たとえば、業績トップの従業員の営業術などが挙げられます。優秀な従業員から具体的な方法を学ぶことで、従業員全員が自身のスキルに落とし込むことが可能です。

ナレッジを蓄積する方法

ナレッジを蓄積する方法はさまざまです。そのうち、今回は社内Wikiの作成とツールの導入について紹介します。

①社内Wikiを作成する

社内Wikiの形式でナレッジを蓄積するという方法があります。

Wikiとは、Webブラウザを通じて不特定多数の従業員がWebページの作成や編集を行えるシステムのことです。いつでも簡単に編集が行えるため、初めから完璧なものを作成する必要がなく、時間をかけてナレッジを蓄積できます。

よく質問される内容や、業務上での基礎知識を社内Wikiにまとめておくことで、教育にかかる時間やコストの削減にもつながります。

また、従業員全員でWikiをつくりあげていくため、部署の一体感やモチベーションアップも期待できます。

②ナレッジマネジメントツールを導入する

社内で蓄積したナレッジを共有・活用するために、ナレッジマネジメントツールを導入することも、ナレッジ蓄積の一つの方法です。

ナレッジマネジメントツールは、ナレッジの蓄積に特化しているツールのことです。カテゴリごとの文書の登録や編集、必要な情報の検索など、ナレッジの蓄積において便利な機能が搭載されています。

そのため、ツールを使うことで必要な情報にすぐにアクセスできます。また、企業やプロジェクトごとに、使いやすくカスタマイズすることも可能です。

ナレッジを蓄積する際の注意点

ナレッジは、ただ蓄積するだけでは意味がありません。蓄積したナレッジを効果的に活用するためには、3つの点に注意することが必要です。

①課題と目的を明確にする

“ナレッジを蓄積することで、自社が抱えている課題をどのように解決したいのか”といった目的を明確にすることが大切です。目的を明確にしていなければ、ナレッジを蓄積してもきちんと効果を発揮できません。

たとえば、“新入とベテラン従業員で知識に差があるため、サービス品質が一定でない”という課題があるとします。この場合、“ベテラン従業員の知識を蓄積して新人に共有することで、サービス品質を一定に保つ”という目的を設定することが可能です。

この目的のためにナレッジを蓄積することで、蓄積したナレッジを新人研修用のマニュアルとして活用できるようになります。

②担当者を決めておく

ナレッジを蓄積する担当者を決めて、担当者が部署を率いていくことでナレッジを蓄積する文化が定着します。

従業員にとっては、いきなり「ナレッジを投稿して」といわれても自分からは動きづらいことが考えられます。まずは担当者が率先してナレッジを投稿して、例を示すことで、ほかの従業員も次第に携われるようになります。

また、蓄積されたナレッジとともに現場の環境を定期的に振り返り、“目的に向かって進んでいるか”という観点で検証することも大切です。課題の洗い出しと、具体的な解決策の立案を行うことで、ナレッジの蓄積がより意味を持つようになります。

③具体的な運用方法を明確にする

共有したいナレッジを個々人が持っていたとしても、ナレッジ蓄積のためのルールが分からなければ蓄積は進みません。

ナレッジ蓄積を推奨するだけでなく、ルールを明確にしたうえで共有することが大切です。

たとえば、誰でも簡単に情報を共有できるように、分かりやすいマニュアルを作成する方法があります。ツールを利用する場合はツールの使用上のルールや使用方法も明確にしておくことが重要です。

まとめ

この記事では、ナレッジの蓄積について以下の内容を解説しました。

• ナレッジを蓄積したほうがよい理由
• ナレッジを蓄積する方法
• ナレッジを蓄積する際の注意点

ナレッジを蓄積することで、業務に必要な知識やノウハウが部署全体に共有されて、業務の属人化を防ぐことができます。

社内Wikiの作成やナレッジマネジメントツールによってナレッジの蓄積を効率的に行えるため、自社に適切な方法を選ぶことが重要です。

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